Vaga Para Secretária Executiva (m/f)

Job Description

Apoiar proactivamente os administradores executivos, na coordenação operacional diária e administração do seu portfólio de actividades. Isto inclui a responsabilidade de monitorizar, coordenar, administrar e informar sobre todos os projetos executivos e assuntos relacionados com os administradores executivos, bem como as rotinas diárias e compromissos.

Gestão do trabalho diário

• Organizar diariamente de forma eficaz a agenda, reuniões, eventos. Essencialmente é da sua responsabilidade gerir o calendário dos administradores executivos;
• Coordenar a marcação, cancelamento e re-agendamento de reuniões;
• Completar e submeter formulários de despesas e de viagens;
• Prestar apoio na preparação de documentação, incluindo escrever, digitalizar, arquivar, fotocopiar, encadernar apresentações, cartas e documentos;
• Imprimir, responder e reagir a emails de forma rápida e eficiente;
• Sempre que urgente e necessário, efetuar follow up de pedidos ou emails;
• Escrutinar e rever despesas, ou pedidos de aprovação de pagamentos ou faturas;
• Obter as necessárias autorizações e garantir pagamentos atempados;
• Manter atualizado um plano de férias;
• Escrever ou produzir correspondência sempre que necessário (em Português ou Inglês);
• Preparar apresentações e tirar notas ou produzir minutas de reuniões ou Comités quando requerido;
• Marcação e agendamento de voos, conferências, workshops, motoristas, transportes ou outros eventos;
• Gestão e organização de princípio a fim de todas as necessidades de viagens dos Administradores Executivos;
• Analisar diariamente jornais, revistas e outra informação identificando os temas ou artigos mais relevantes para o Banco;
• Recolher e manter actualizada informação sobre o Mercado local e a concorrência;
• Gestão dos gabinetes dos admibistradores executivos de forma profissional, eficaz e eficiente;

Competências Comportamentais

• Seguir os procedimentos
• Atenção aos detalhes
• Documentar factos
• Compreender as pessoas
• Comunicação
• Confidencialidade

Competências Técnicas

• Registo e Gestão de Arquivo
• Comunicação Escrita
• Gestão diária das actividades
• Gestão de correio

Qualificações Minimas:

– Licenciatura

– Inglês

Additional Information

1 a 2 anos de Experiência na Banca

1 a 2 anos de Experiência de Secretariado