Vagas Para Assistentes Administrativos (m/f)

1. Antecedentes e Justificação

Finalidade do cargo

No Escritório do Representante da OMS, fornecer uma variedade de serviços administrativos gerais, incluindo coordenação, monitoramento e administração do funcionamento diário eficiente do escritório.

2. Descrição do trabalho

Objetivos do Programa e os Objetivos Estratégicos imediatos

• Os Assistentes Administrativos (SMO) foram estabelecidos na estrutura organizacional para fornecer apoio ao Representante do País para promover a liderança da OMS em um apoio mais eficaz e eficiente aos países.
• Contexto organizacional (Descreva o papel individual do titular dentro da equipe, a orientação e supervisão recebida e o treinamento ou briefing fornecido a outros)
• Sob a supervisão do Oficial de Operações e orientação geral do representante da OMS, o trabalho é realizado em um ambiente típico de escritório. O trabalho é atribuído pelo supervisor que dá instruções sobre assuntos não rotineiros. Tarefas rotineiras são realizadas de forma independente. O trabalho é revisado após a conclusão para precisão geral, pontualidade e cumprimento do objetivo

Resumo das funções atribuídas (descrever o que o titular deve fazer para atingir os objetivos principais)

1. Fornecer suporte administrativo completo ao escritório WR.

2. Redigir, revisar e revisar correspondência, relatórios e documentos para formato e conteúdo adequados em consulta com o supervisor.

3. Redigir de forma independente correspondência de natureza administrativa, fazer anotações em reuniões, fornecer interpretação/tradução informal quando necessário.

4. Preparar e processar solicitações de viagens para membros da equipe usando GSM, trabalhar com a unidade de viagens para providenciar a emissão de vistos, liberação de segurança, voos e reservas de hotéis, acompanhar questões relacionadas a viagens de missões nacionais e internacionais.

5. Digitalizar, registrar, encaminhar e acompanhar correspondências e documentos, avaliar a urgência ou o caráter crítico, levando-os ao conhecimento dos responsáveis.

6. Informar e lembrar os funcionários responsáveis sobre as datas de acompanhamento, resposta ou ações específicas, fornecendo material de apoio conforme apropriado.

7. Usando o GSM, monitore os aspectos da implementação das atividades do país, os fundos para os níveis de orçamento do projeto/programa e as despesas financeiras, de acordo com o plano de trabalho do país aprovado. Iniciar e processar diferentes transações em GSM,

8. Manter e atualizar o arquivamento de documentos técnicos e correspondência (cópias eletrônicas/impressas e bancos de dados, se aplicável). Crie material de referência de fundo conforme apropriado; acessar e recuperar material relevante.

9. Finalizar todos os preparativos administrativos e logísticos necessários para a organização das reuniões realizadas no país (grupos de trabalho, seminários/cursos, workshops.

10. Responder e agir em tempo hábil em consultas telefônicas.

11. Avaliar a natureza crítica dos problemas técnicos e encaminhá-los para a equipe apropriada para resposta, coordenar as nomeações para o supervisor

12. Estabelecer e manter um sistema informatizado adequado de informações sobre os homólogos do MS e da ONU, Centros de Colaboração da OMS, etc.

13. Informe os colegas sobre o processo administrativo geral do escritório.

14. Desempenhar outras funções que lhe sejam atribuídas pelo superior hierárquico.

Competências: Genérico

• Comunicar de forma credível e eficaz
• Produzindo resultados
• Promove a integração e o trabalho em equipe
• Respeitar e promover as diferenças individuais e culturais
• Conhecer e gerenciar a si mesmo

Conhecimentos e Habilidades Funcionais:

• Descrever os conhecimeNtos Essenciais E As Habilidades Específicas Para O Cargo.
• Capacidade De Planejar, Organizar, Coordenar E Implementar Insumos De Diversas Fontes.
• Boa Capacidade De Arquivamento E Organização.
• Capacidade De Manter Boas Relações De Trabalho Com Funcionários, Especialistas E Visitantes.
• Muito Boas Habilidades De Gerenciamento De Tempo E Gerenciamento De Estresse.
• Conhecimento Das Regras, Manuais, práticas e procedimentos da OMS.

Validade: 22/03/2023

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