Vagas Para (02) Assistentes de Programa (m/f)

OBJETIVOS DO PROGRAMA

A equipe do país é responsável por promover a cooperação técnica, estimular o interesse e coordenar a assistência para o desenvolvimento da saúde com base nas estratégias globais e regionais e nas diretrizes da OMS. Também é responsável por contribuir para a coleta, análise e divulgação de informações de saúde.

 DESCRIÇÃO DOS DEVERES

1. Iniciar projetos de correspondência sob orientação de Gestores de Programa; finalize-os de acordo com a OMS e os estilos departamentais e verifique o idioma, a gramática e a precisão antes de enviá-los para aprovação e assinatura.

2. Organizar a preparação administrativa de reuniões internas e externas, incluindo a elaboração de planos de negócios em GSM/Oracle, cartas-convite, estimativas de custos e solicitações de viagens; auxiliar na preparação de documentos; envio de materiais e contato com os participantes e outros envolvidos.

3. Analisar correspondência e solicitações recebidas, destacar documentos recebidos e anexar informações básicas e identificar áreas que requerem ação dos Gerentes de Programa, chamando a atenção para questões importantes. Agendar reuniões dos Administradores do Programa, de acordo com horários e necessidades; fazer atas das reuniões e acompanhar as questões que requerem ação para garantir uma resposta imediata às solicitações da OMS.

4. Obter os documentos informativos das reuniões, seminários, workshops, etc. em que participem os Administradores do Programa, verificar a sua disponibilidade e garantir que dispõem dos ficheiros e documentos informativos adequados.

5. Assegurar que os relatórios e documentos técnicos estejam em conformidade com os padrões, regras, práticas, procedimentos e estilo de edição da OMS e corrija-os conforme necessário antes de submetê-los à assinatura do Representante.

6. Utilizar ferramentas de acompanhamento adequadas, monitorizar e garantir o cumprimento de prazos e prazos, bem como a análise e tratamento das correspondências e pedidos com a maior brevidade possível.

7. Use o GSM para preparar solicitações de viagens oficiais pelos Administradores do Programa. Faça reservas de passagens aéreas e hotéis, prepare registros de viagens e trate de outros assuntos relacionados mediante solicitação.

8. Desempenhar outras funções correlatas que lhe sejam solicitadas ou instruídas, incluindo apoio à Administração e ao Escritório de Representação.

 QUALIFICAÇÕES REQUERIDAS

 Educação

Essencial: Conclusão do ensino médio ou técnico ou comercial equivalente seguido de treinamento administrativo.

Desejável: Formação em tarefas de secretariado e/ou na área administrativa é desejável.

 Experiência

Essencial: –  Experiência mínima de 5 anos em cargos de apoio administrativo em instituição pública ou privada reconhecida.

 Desejável:

A experiência em cargos de apoio administrativo na OMS ou outra agência da ONU é um trunfo.

Experiência em sistemas baseados em Oracle ou outro sistema semelhante a ERP é um ativo

 Habilidades

O titular demonstrará maestria; atualizar seus conhecimentos no uso da moderna tecnologia de escritório por meio de cursos internos, on the job ou autotreinamento. Ele/ela mantém-se a par das mudanças nos procedimentos e práticas, regras e regulamentos, estrutura organizacional, no Escritório de país, grupo orgânico e OMS, para poder informar e explicar os procedimentos aos outros membros do pessoal.

O trabalho requer o uso de processador de texto ou outros pacotes de software e equipamento de escritório padrão. Treinamento formal ou autodidata no uso de software de escritório padrão. Treinamento em sistemas ERP baseados em Oracle ou outros é um ativo. O trabalho requer o uso de recursos de processamento de texto para criar, editar, formatar e imprimir correspondência e documentos; planilha e software de apresentação visual; uso extensivo de e-mail e software de agendamento para melhorar as comunicações internas e externas, Oracle/GSM para assuntos administrativos.

 Competências da OMS

1. Comunicar de forma credível e eficaz

2. Promover a integração e o trabalho em equipa;

3. Produzir resultados;

4. Avançar em um ambiente em mudança;

5. Gerenciar recursos de forma eficaz.

 Uso de habilidades linguísticas

Essencial – Fluência em Português

Desejável – Conhecimento prático de inglês será uma vantagem

REMUNERAÇÃO

A remuneração compreende um salário base anual a partir de USD 38.169 (sujeito a deduções obrigatórias para contribuições de pensão e seguro saúde, conforme aplicável) e 30 dias de férias anuais.

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