Vaga Para Assistente de Programa (m/f)

1. Antecedentes e Justificação

Finalidade do cargo

Fornecer apoio administrativo ao Cluster dos programas da Equipe do Escritório Nacional da OMS em Angola (WCO) sob a supervisão geral do Líder da Equipe do Cluster e orientação geral do WR.

2. Descrição do trabalho

Objetivos do Programa e os Objetivos Estratégicos imediatos

A equipe do país é responsável por promover a cooperação técnica, estimular o interesse e coordenar a assistência para o desenvolvimento da saúde com base nas estratégias globais e regionais e nas diretrizes da OMS. Também é responsável por contribuir para a coleta, análise e divulgação de informações de saúde.

Contexto organizacional (Descreve o papel individual do titular dentro da equipe, a orientação e supervisão recebida e o treinamento ou briefing fornecido a outros)

• O titular desempenha funções relacionadas com o suporte do Programa em ambiente GSM.
• O titular trabalha com base em instruções gerais, por experiência própria, de acordo com as políticas, procedimentos, regras e regulamentos da Organização, assegura o bom funcionamento da equipa ou departamento.
• O titular é convidado a procurar aconselhamento sobre assuntos incomuns.
• A maior parte do trabalho é verificada quanto à precisão e relevância pelo titular e pelo Cluster Team Lead e WR de forma ad hoc para a obtenção de resultados e qualidade em geral; a correspondência é encaminhada ao Líder da Equipe do Cluster conforme necessário, antes do envio ao Representante.

Resumo das funções atribuídas (descreve o que o titular deve fazer para atingir os objetivos principais)

1. Iniciar projetos de correspondência sob orientação de Gestores de Programa; finalize-os de acordo com a OMS e os estilos departamentais e verifique o idioma, a gramática e a precisão antes de enviá-los para aprovação e assinatura;

2. Organizar a preparação administrativa de reuniões internas e externas, incluindo a elaboração de planos de negócios em GSM/Oracle, cartas-convite, estimativas de custos e solicitações de viagens; auxiliar na preparação de documentos; envio de materiais e contato com participantes e outros envolvidos;

3. Analisar correspondência e solicitações recebidas, destacar documentos recebidos e anexar informações básicas e identificar áreas que requerem ação dos Gerentes de Programa, chamando a atenção para questões importantes. Agendar reuniões dos Administradores do Programa, de acordo com horários e necessidades; fazer atas das reuniões e acompanhar as questões que requerem ação para garantir uma resposta imediata às solicitações da OMS;

4. Obter os documentos informativos das reuniões, seminários, workshops, etc. em que participem os Administradores do Programa, verificar a sua disponibilidade e garantir que dispõem dos ficheiros e documentos informativos adequados;

5. Assegurar que os relatórios e documentos técnicos estejam em conformidade com os padrões, regras, práticas, procedimentos e estilo de edição da OMS e corrija-os conforme necessário antes de submetê-los à assinatura do Representante.

6. Utilizar instrumentos de acompanhamento adequados, monitorizar e assegurar o cumprimento de prazos e prazos, bem como a análise e tratamento das correspondências e pedidos com a maior brevidade possível;

7. Use o GSM para preparar solicitações de viagens oficiais pelos Administradores do Programa. Fazer reservas de passagens aéreas e hotéis, preparar registros de viagens e tratar de outros assuntos relacionados mediante solicitação;

8. Desempenhar outras funções correlatas que lhe sejam solicitadas ou instruídas, incluindo apoio à Administração e ao Escritório de Representação.

Competências: Genérico

1. Comunicar de forma credível e eficaz

2. Promover a integração e o trabalho em equipa;

3. Produzir resultados;

4. Avançar em um ambiente em mudança;

5. Administre os recursos de forma eficaz.

Conhecimento e habilidades funcionais: –

Conhecimentos essenciais e as habilidades específicas para o cargo.

O titular demonstrará maestria; atualizar seus conhecimentos no uso da moderna tecnologia de escritório por meio de cursos internos, on the job ou autotreinamento. Ele/ela mantém-se a par das mudanças nos procedimentos e práticas, regras e regulamentos, estrutura organizacional, no Escritório de país, grupo orgânico e OMS, para poder informar e explicar os procedimentos aos outros membros do pessoal.

Validade: 22/03/2023

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