Vaga Para Assistente Administrativo

Configurações Organizacionais

O incumbente será contratado pela Representação da FAO em Angola, ao abrigo de um contrato de NPP.

O principal objetivo dos escritórios nacionais da FAO, que são chefiados por um representante da FAO, é ajudar os governos a desenvolver políticas, programadores e projetos para alcançar a segurança alimentar e reduzir a fome e a desnutrição, para ajudar a desenvolver os setores agrícola, pesqueiro e florestal, e usar seus recursos ambientais e naturais de maneira sustentável.

Linhas de Reportagem

O assistente administrativo deve trabalhar sob supervisão geral da AFAOR-A e em estreita colaboração com os membros da equipa de Operações.

Foco Técnico

Sob a supervisão geral do Representante da FAO em Angola e supervisão direta do Assistente do Representante da FAO para a área de Administração (AFAOR-A), o Assistente Administrativo funcionará como ponto focal para assuntos relacionados ao Departamento de Administração. Mais especificamente, o titular realizará as seguintes tarefas:

Tarefas e responsabilidades

• Auxiliar na administração do programa e responsável pela manutenção atualizada e registros financeiros precisos de todos os desembolsos e recebimentos sob o portfólio da Representação da FAO:
• Processar os pagamentos do programa e acompanhar as faturas, garantindo que os limites orçamentários, o limiar e as regras e regulamentos sejam respeitados
• Conciliar despesas, saldos, extratos de pagamentos e outras transações do dia a dia, incluindo quaisquer discrepâncias ou erros identificados conversando com membros da equipe e/ou fornecedores/prestadores de serviços
• Auxiliar o processo de aquisição preparando e enviando PRs, verificando o status dos PRs existentes em relação aos POs emitidos
• Revisar, preparar e processar DVs
• Monitorar os relatórios de projeto (relatório de status do projeto, demonstração financeira e listagem de transações) e manter conhecimento contínuo dos saldos das contas dos projetos no âmbito do Programa de Angola; garantir que todos os cálculos e entradas de dados estejam corretos e processar ações corretivas no sistema
• Conciliar os adiantamentos de dinheiro do programa, OPC, Petty Cash através da conta FAO e manter o registro de adiantamento de dinheiro pendente e acompanhar a equipe para liquidar. Revisão das solicitações de adiantamento em dinheiro, recebimento, envio e obtenção de todos os tipos de documentos/ para aprovação do titular do orçamento/ do escritório do projeto para o escritório do país e do escritório do país para o escritório do projeto.
• Preparar estimativas de custo detalhadas e participar da análise orçamentária e projeções anuais conforme necessário; realizar cálculos de rotina para produzir análises e relatórios conforme solicitado pelo Programa
• Preparar contas financeiras precisas e confiáveis e comunicar a todas as partes relevantes, incluindo a gestão e relatórios de orçamentos, LOA e status de pagamento em relação aos compromissos da FAO
• Revisar e verificar a solicitação de viagem local seguindo os procedimentos da FAO e enviar para aprovação do titular do orçamento
• Acompanhar a gestão e controlo dos equipamentos e bens adquiridos;
• Manter atualizado o estoque de carros e equipamentos de escritório;
• Ser responsável pela gestão diária do escritório e pela gestão de fundos, pessoal e outros recursos do Projeto;
• Elaboração de relatórios financeiros mensais e periódicos de acordo com os padrões da FAO;
• Direcionar despesas e informar o consultor nacional a tempo para reabastecer a disponibilidade de caixa e evitar interrupções na implementação por falta de fundos;
• Assegurar que todas as justificativas de despesas sejam registradas e apresentadas no formato correto, na hora exata, de acordo com as regras da FAO;
• Desempenhar outras tarefas relacionadas à função

OS CANDIDATOS SERÃO AVALIADOS CONFORME O SEGUINTE

Requerimentos mínimos

• Diploma universitário em Administração, Finanças, Contabilidade, Economia ou um campo relevante preferencial
• Mínimo de 4 anos de experiência em atividades operacionais gerais de projeto/escritório e gerenciamento operacional
• Nacionalidade angolana
• Proficiência em inglês escrito e falado é necessária

Competências essenciais da FAO

• Foco em Resultados
• Trabalho em equipe
• Comunicação
• Construção de relacionamentos eficazes
• Compartilhamento de Conhecimento e Melhoria Contínua

Habilidades Técnicas/Funcionais

• Experiência de trabalho em mais de um local ou área de trabalho, particularmente em cargos de campo é desejável.
• Capacidade de escrever resumos e relatórios
• Capacidade de trabalhar sob pressão e prazos curtos
• Experiência de trabalho anterior com agências da ONU é preferencial
• São necessárias fortes habilidades em processamento de texto e software de planilha eletrônica
• Capacidade de trabalhar de forma eficiente com supervisão direta mínima
• Boas habilidades de comunicação para manter relações de trabalho com pessoas de diferentes nacionalidades e origens culturais

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