A Emirates Recruta Secretário Executivo (m/f)

Propósito do Trabalho

Responsável por fornecer suporte administrativo e secretarial abrangente, de alto nível e confidencial ao Gerente de País com base em Luanda, Angola.

Principais Responsabilidades

1. Comunicação e Representação:

• Conhecer bem as atividades do departamento para atuar em nome do Gerente de País em interações com chefes de seções internas e externas.

2. Gestão de Agenda:

• Gerir a agenda do Gerente de País, incluindo marcação de compromissos, organização de viagens e acomodações.
• Monitorar regularmente a programação diária, fornecendo previamente informações/documentação necessária para reuniões ou compromissos.
• Alertar o Gerente sobre alterações de última hora, como reagendamentos ou cancelamentos.

3. Comunicação e Filtragem:

• Receber e filtrar chamadas e e-mails, responder diretamente ou redirecionar para os indivíduos apropriados para obter informações adicionais antes de apresentar ao Gerente.

4. Arquivamento e Organização:

• Gerir e manter um sistema de arquivamento físico ou eletrônico de fácil acesso pelo Gerente e pela equipe.

5. Controle de Pessoal e Folha de Pagamento:

• Monitorar registros de frequência e licença da equipe, verificar e aprovar reivindicações de horas extras, facilitando o processamento da folha de pagamento junto ao setor financeiro.

6. Gestão de Caixa Pequena:

• Verificar a autenticidade das solicitações de reembolso, controlar transações em dinheiro e garantir o equilíbrio das contas.

7. Apoio a Projetos e Orçamentos:

• Auxiliar o Gerente ou a equipe em projetos especiais, incluindo atividades de pesquisa e preparação de orçamentos do departamento.

8. Faturamento e Contabilidade:

• Gerir questões de faturamento e contabilidade do departamento, incluindo aprovação, pagamento e recebimento de contas.

9. Gestão de Recursos de Escritório:

• Supervisionar a aquisição, manutenção e substituição de ativos e equipamentos do escritório.
• Centralizar pedidos de materiais de escritório e itens de uso diário, garantindo conformidade com o orçamento.

Qualificações e Experiência

Administração e Gestão Geral:

• Ensino médio completo ou equivalente.
• Preferencialmente qualificação em secretariado.
• Mínimo de 4 anos de experiência em funções secretariais/administrativas em empresas de médio ou grande porte.
• Competência em aplicações MS Office.
• Fluência em inglês (oral e escrita), boa etiqueta telefônica e capacidade de priorizar tarefas.

Habilidades

• Fortes habilidades interpessoais e atitude positiva.
• Capacidade de gerenciar grande volume de trabalho, cumprir prazos e trabalhar de forma autônoma ou em equipe.
• Discrição e respeito por assuntos confidenciais.
• Estilo de trabalho proativo, focado em soluções, flexível e com alta atenção aos detalhes.
• Direito de residir e trabalhar em Angola.

Closing date: 27 Jan 2025

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